Перейти на главную страницу
Поиск по сайту

Регистрация документов понятие цели задачи

Регистрационные формы, Журнальная форма регистрации, Карточная форма регистрации документов - Делопроизводство - Студенческая библиотека онлайн Меню В учреждениях применяются три формы регистрации документов - журнальная, карточная и автоматизированная, с помощью компьютера. Журнальная форма регистрации Журнальная форма регистрации используется на украинских просторах со времен правления Петра регистрация документов понятие цели задачи. Введена в Российской империи Генеральным регистрация документов понятие цели задачи в 1720 году. С того времени журнальная регистрация документов понятие цели задачи регистрации не претерпела принципиальных изменений. И до сих пор эта форма имеет много сторонников, которые видят в этом доказательство ее практичности и простоты. Однако такую форму регистрации рекомендуется применять регистрация документов понятие цели задачи в небольших учреждениях, с документооборотом 500-600 документов в год. Этим учреждениям, как правило, присуща одна организационная дистанция выполнения, то есть документ после рассмотрения руководителем попадает до непосредственного исполнителя, дела формируются централизованно. Для таких учреждений журнал может обеспечить все три задачи регистрации: учет, контроль, поиск документов. В журналах регистрации должно быть предусмотрено графы, содержащие основную информацию о документе см. Журнальная форма регистрации целесообразна также в тех случаях, когда учет документов играет первостепенную роль. Речь идет об учете документов, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера, например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков и т. Во всех других регистрация документов понятие цели задачи журнальная форма регистрации устарела, так как затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним. Журнальная форма регистрации масс существенный недостаток - в журнале нельзя систематизировать записи. При использовании этой регистрационной формы приходится заводить отдельные журналы для регистрации входящих, исходящих и распорядительных документов, а также вести записи вручную. При журнальной форме документы многоступенчатого исполнения регистрируются несколько раз в службе делопроизводства, в приемной руководителя, приемных заместителей, группе контроля, структурных подразделениях. Если в учреждении применяется журнальная форма регистрации, то журнал рекомендуется составлять из отдельных листов-бланков, что позволит заполнять их с помощью любых средств записи и постепенно формировать сам журнал, в т. Карточная форма регистрации документов Карточная форма регистрации документов получила распространение в большинстве развитых стран в начале XX века. Единая государственная система делопроизводства ЄДСДвнедрена в СССР в 1975 г. Такая карточка заполняется машинописным или рукописным способом, на сегодня, как правило, - с помощью персональных компьютеров. Карточная система регистрации документов более удобна, ее преимущества по сравнению с журнальной бесспорны. Из РКК формируются справочные и контрольные картотеки. Количество экземпляров карточек определяется учреждением и зависит от централизации организации делопроизводства, количества исполнителей документа и справочных картотек и т. Обычно распечатывают три экземпляра карточек: два размешивают в справочной и контрольной картотеках, один передают исполнителю вместе с документом. Если исполнителей больше и справочные картотеки формируются не только по месту регистрации, то количество карточек увеличивается. Карточки можно группировать по какому-либо принципу: за авторами, корреспондентами, темой затронутых вопросов, видам документов, регистрационными номерами, датами, сроками исполнения, исполнителями. В журнале же запись ведется исключительно в хронологической последовательности, в порядке поступления документов. При карточной форме регистрации может быть создано такое количество карточек, которая обеспечит все картотеки и освободит от регистрации те структурные подразделения, куда документ поступает на рассмотрение, исполнение, для контроля. Карточная форма регистрации дает возможность создать качественно новый аппарат по контролю за сроками исполнения документов. При такой форме регистрации возможно применение средств механизации и автоматизации. Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность поиска документа и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой. Бланки регистрационной карточки могут изготавливаться типографским способом или с помощью средств оперативной полиграфии. В случае заполнения карточек на компьютере их можно распечатать на принтере. Карточки изготавливаются на плотной бумаге формата А5 148 х 210 мм или А6 105 х 148 мм. Регистрационная карточка - единственная для входящих, исходящих и внутренних документов - составляется по установленной регистрация документов понятие цели задачи см. Основным принципом регистрации документов при карточной системе является принцип одноразовости, то есть каждый документ регистрируется в учреждении только один раз. Исключается повторная регистрация с регистрация документов понятие цели задачи создания учетного, контрольного, справочного аппарата к документам. Все эти задачи должны решаться одновременно. Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter Похожие темы Предметы Пользователь Пароль Запомнить меня.


Другие статьи на тему:



 
Copyright © 2006-2016
alina-spb.ru